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Il mondo del lavoro si modifica velocemente dovendosi adattare a situazioni impreviste.

Il mondo del lavoro si modifica velocemente dovendosi adattare a situazioni impreviste. Mai come in questo momento, ne abbiamo dimostrazione.

Quali sono questi cambiamenti e come dobbiamo affrontarli?

Sempre più spesso e con pareri discordanti, si parla di smart working - ovvero il ‘lavoro agile’ da remoto o da casa - e del suo ruolo di conciliare vita professionale e vita privata. Avere un approccio smart working non è poco!

Vuol dire riorganizzare il modo di concepire il lavoro andando in contro ai nuovi bisogni sociali. Vuol dire adattarsi alle nuove tecnologie. Vuol dire adattare il proprio modello di business al cambiamento, rendendo il lavoro e le aziende più agili, flessibili, responsive.

Non è facile, non è automatico e comporta delle sfide da non sottovalutare:

• la comunicazione
• il 'rischio' di lavoro eccessivo
• la solitudine

Tuttavia ha certamente anche tanti aspetti positivi. Diversi studi dimostrano che lavorare in modo agile, o in ambiente familiare, aiuta a sentirsi maggiormente sereni e rilassati a beneficio della gestione e dell’organizzazione del proprio lavoro, con conseguente effetto positivo sia sulla produttività che sul benessere della persona.

E poiché è dimostrato che una postazione di lavoro in un ambiente confortevole stimola la riflessione favorendone la concentrazione, vediamo alcuni piccoli ma importanti accorgimenti per creare un ambiente di lavoro, non solo familiare e accogliente, ma anche e soprattutto funzionale.

Il piccolo ufficio di casa.

Il primo passo è l'identificazione dello spazio più adatto in cui creare la tua postazione di lavoro. Nel farlo non sottovalutare il fattore luce, onde evitare di utilizzare sempre quella artificiale, tuttavia considera anche una buona illuminazione da tavolo, nel caso dovessi prolungare il lavoro nelle ore serali.

È consigliabile una scrivania di buone dimensioni. Se lo spazio a disposizione è ristretto, non temere, considera che esistono delle scrivanie compatte e alla peggio... anche il tavolo da pranzo va bene!

Anche la sedia ha la sua importanza. Dovendo trascorrerci gran parte della giornata, consiglio una seduta ergonomica e perché no, con braccioli, poggiatesta e altezza regolabile.

Gli strumenti di lavoro indispensabili.

In ogni ufficio o ambiente operativo che si rispetti non deve mancare una buona dotazione a livello tecnologico. Vediamo insieme quali sono gli strumenti old school e le novità che non dovrenno mancare sulla tua scrivania:

• computer [Mac, PC o anche il tablet]
• tastiera
• mouse
• stampante [se hai la necessità di stampare materiali]
• HUB USB [si tratta di un piccolo accessorio da collegare alla porta USB o Type-C del notebook per ampliare i collegamenti aggiungendo ulteriori porte]
• cuffie [o cuffiette]
• chiavette USB

Lascio al tuo gusto, alla tua creatività, alle tue necessità, gli oggetti che la renderanno esteticamente più piacevole e personale.

Definire la giornata lavorativa.

Il lavoro da casa ha molti vantaggi ma anche alcuni svantaggi e per questo è di fondamentale importanza stabilire delle regole.

Ma cosa vuol dire?
Semplice: comportati come se lavorassi in ufficio.
Definire dei veri e propri orari e una routine lavorativa, che ovviamente avrà delle variabili in base alla tipologia del tuo lavoro e al suo sviluppo, ma che di base deve avere delle regole.

Degli esempi?
Non lavorare dal letto con il portatile.
Cerca di iniziare a lavorare quando lo fanno anche gli altri, soprattutto se lavori in team.
Non rimanere in pigiama,ma vestiti come se andassi regolarmente in ufficio, soprattutto nel caso in cui il tuo lavoro preveda delle videochiamate!

Pianifica delle interruzioni [sai che non si può stare continuamente davanti al computer], concediti delle pause, magari un coffee break! Oppure una piccola passeggiata.

E la to do list? Beh, non di secondaria importanza. Lo sai che anche avere una gestione più autonoma dell'agenda e del tempo porta beneficio? Aumenta il senso di responsabilità e l'efficacia nel raggiungimento degli obiettivi. Quindi, senza ombra di dubbio, dovrà essere ben organizzata.

Comunicare con il team.

Adesso che lo spazio lavorativo è predisposto, bisogna strutturarsi per comunicare con il team e con il resto del mondo. Un lavoro efficace da remoto è uno scambio tra organizzazione e comunicazione. Per comunicare in tempo reale con colleghi e collaboratori puoi avvalerti di diverse piattaforme di messaggistica che integrino, in un unico servizio, diversi canali di comunicazione. Le avrai sicuramente sentite nominare e magari ne utilizzi già una.

Vediamo quali sono e di cosa si tratta.

Slack.

È un valido strumento per gestire le comunicazioni in tempo reale, disponibile per tutte le piattaforme desktop, mobile e anche come versione web. Si presenta come un'app di messaggistica istantanea ma in realtà è molto di più. Include diverse funzionalità utili, come la creazione di canali di conversazione pubblici o privati e di invio di messaggi personali. Ciascun channel creato è integrabile, da un'unica interfaccia, con strumenti come Google Calendar, Trello, Mailchimp e altre applicazioni.

Trello.

È uno strumento gratuito [e in lingua italiana] per il project management. Ti permette di seguire progetti, monitorare scadenze e gestire gruppi di lavoro, rendendo semplice la collaborazione da remoto.

Inoltre con Trello è possibile:

• creare bacheche per organizzare qualsiasi lavoro
• personalizzare i flussi di lavoro per diversi progetti
• caricare foto e video
• allegare file
• visualizzare le schede di lavoro in un calendario con il Power-Up Calendario
• lavorare offline e sincronizzare in automatico le bacheche quando ti riconnetti

Comunicare con il resto del mondo.

Avvalerti di un tool che soddisfi diverse esigenze è indispensabile. C'è davvero l'imbarazzo della scelta e per questo vorrei limitarmi a suggerirei i più efficienti e completi e che soddisfino tre necessari requisiti:

• un sistema di chat
• la multipiattaforma
• la condivisione dello schermo

Hangouts Meet.

È il sistema di messaggistica di Google. Ha un'interfaccia leggera e veloce ed è compatibile con tutti i sistemi operativi e utilizzabile sia da smartphone che da tablet. Per accedervi è necessario avere un account Google e anche la versione basic è a pagamento. Tutti i contenuti degli stream audio e video sono criptati [protetti]. Altre caratteristiche:

• video conference private o di gruppo
• condivisione dello schermo
• possibilità di chat live con i vari partecipanti

Zoom Meetings.

Compatibile con tutti i sistemi operativi e utilizzabile sia da smartphone che da tablet.

Le caratteristiche principali:

• condivisione dello schermo o di una lavagna digitale
• live chat privata o di gruppo
• possibilità di registrare video conference per intero o parte di esse

Inoltre, la versione basic [gratuita] ti permette di svolgere meeting tra più persone [massimo 100] anche se limitati a un tempo massimo di 40 minuti. Ottimo supporto per le tue collaborazioni da remoto.

Jitsi Meet.

È utilizzabile tramite un web browser senza alcuna registrazione. In pratica è un servizio di videoconferenza open source che permette di trasformare il proprio web browser in un softphone; a condizione di avere a disposizione una webcam e una buona connessione. Per avviare una videoconferenza è necessario creare una stanza virtuale assegnandole un nome, successivamente bisognerà condividere la URL con le persone con cui si vuole entrare in contatto e attendere che si colleghino. Non esiste un vero e proprio limite di partecipanti, probabilmente dipende dalla connessione. Altre caratteristiche:

• condivisione dello schermo
• condivisione di documenti
• possibilità di chat live con i partecipanti

Spero di averti dato dei suggerimenti utili. Ci tengo a precisare che esistono tanti altri strumenti altrettanto validi.
Sperimenta e cerca quello più conforme alle tue necessità e a quelle del tuo team.

Non dimenticare, se ti fa piacere, di farmi conoscere la tua scelta finale!
Puoi scrivere alla mia email diretta tessa@peperosadesign.it

Buono smart working!